Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring (hierna: “Privacyverklaring”) van Concorde Group B.V. en de aan haar gelieerde groepsmaatschappijen: Airplane Holding B.V., Concorde Holding B.V., Concorde TEC B.V., Bosch & Bosch Translations and Copy B.V., Burrough B.V., LiveWords B.V., Interlanguage Europe B.V., Balance B.V., Metamorfose Vertalingen B.V. en Walker Language Consultancy B.V. (hierna: “Livewords” of “wij/ons“). In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij in hoedanigheid van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ omgaan met persoonsgegevens van (vertegenwoordigers en medewerkers van) klanten en leveranciers, en van andere personen waarmee wij contact hebben, al dan niet via onze website https://livewords.com. Met “u” bedoelen wij iedereen, waar ook gevestigd, die onder de reikwijdte van deze Privacyverklaring valt. Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van betrokkenen en houden ons uiteraard aan alle wettelijke voorschriften op dit gebied, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”).

1. Reikwijdte en toepassing

Livewords verzamelt persoonsgegevens  van gebruikers van de diensten en systemen van Livewords, bijvoorbeeld als u onze website bezoekt, als tolk/vertaler werkt voor Livewords of als u gebruik maakt van de diensten van Livewords. Onder persoonsgegeven wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Livewords heeft de volgende verwerkingsactiviteiten waarbij gebruik gemaakt wordt van persoonsgegevens van mensen die geen medewerker van Livewords zijn. Deze activiteiten zijn in dit privacystatement omschreven.

  1. Aanbieden website en portalen
  2. Uitvoeren van tolkdiensten en vertaaldiensten
  3. Bijhouden gegevens van (freelance) tolken/vertalers
  4. Bijhouden klantgegevens en onderhouden klantrelaties
  5. Verwerking gegevens in vertaaldocument
  6. Boekhouding en de facturatie
  7. Werving en selectie
  8. Verbeteren van onze dienstverlening
  9. Marketingactiviteiten
  10. Raadplegen RBTV

In hoofdstuk twee is per activiteit omschreven welke gegevens worden verzameld en op welke grondslag in gebaseerd. In hoofdstukken 3 tot en met 9 staat met wie de gegevens gedeeld worden, hoe deze zijn beveiligd, welke rechten u heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen voor uitoefening van uw rechten.

2. Verzamelen van informatie

2.1 Aanbieden website en portalen

Livewords biedt een openbare website en ook portalen zoals een klantportaal en tolk/vertalersportaal. Wij verzamelen informatie die u direct aan ons verstrekt, zoals wanneer u uw account creëert of wijzigt, on-demand-diensten verlangt, contact opneemt met de Client Service Desk en/of op andere wijze met ons communiceert. Deze informatie omvat onder meer: naam, e-mail, telefoonnummer en andere informatie die u verstrekt.

Gebruikers- en voorkeursinformatie: Als diensten worden geleverd via  verzamelen informatie over hoe u onze Diensten, waaronder uw gebruik van Livewords Go, gebruikt en hoe bezoekers van de site https://livewords.com contact hebben met onze diensten, aangegeven voorkeuren en gekozen instellingen. In sommige gevallen doen we dit via het gebruik van cookies, pixel tags en soortgelijke technologieën die unieke identificatiecodes creëren en bewaren.

Apparaatinformatie: Als u via een app gebruik maakt van onze dienst, kunnen informatie over uw (mobiele) apparaat verzamelen waaronder, bijvoorbeeld, het hardware model, besturingssysteem en versie, bestandsnamen en versies, voorkeurstaal, unieke apparaat identificatiecode, reclame-identificatiecodes, serienummers, apparaatbewegingsinformatie en mobiele netwerkinformatie.

De grondslag voor de verwerking van die gegevens is het gerechtvaardigd belang van Livewords om digitale diensten te kunnen uitvoeren.

2.2 Uitvoering tolk-en vertaaldiensten:

Informatie over transacties: We verzamelen transactiegegevens met betrekking tot het gebruik van onze Diensten, waaronder uw gebruik van Livewords Go, zoals de taal, het onderwerp of thema van gesprek waarom is gevraagd, de datum en tijd waarop het gesprek wordt gevoerd, het in rekening gebrachte bedrag en de duur van het gesprek.

Telefoongesprek: Livewords maakt communicatie mogelijk tussen u en tolken van Livewords. In verband met het mogelijk maken van deze diensten ontvangen we telefoongesprekgegevens, waaronder de datum en tijd van het telefoongesprek, de telefoonnummers van de partijen en de inhoudelijke aard van de telefoongesprekken. Per telefoongesprek loggen wij de telefoongesprekgegevens zodat ze op een later moment en op verzoek van de betreffende gebruikers aan de betreffende gebruikers beschikbaar gesteld kunnen worden. We bewaren de telefoongespreksgegevens van alle gesprekken in beginsel niet langer dan 30 dagen, of zolang deze gegevens nodig zijn ter afhandeling van opdrachten c.q. de facturatie van opdrachten, waarna de telefoongesprekgegevens worden vernietigd.

Loginformatie: Wanneer u contact maakte met een van onze applicaties kunnen we onder andere serverlogs verzamelen, die informatie kunnen bevatten zoals het IP-adres van het apparaat, toegangsdata en -tijden, applicatie-functies of bekeken pagina’s, applicatie crashes en andere systeemactiviteiten, soort browser en sites of diensten van derden die u gebruikte voordat u contact had met Livewords.

Als uw werkgever gebruik maakt van onze Diensten, waaronder het gebruik van Livewords Go via een zakelijke gebruikersovereenkomst, kunnen wij informatie ontvangen over u van uw werkgever. Het is aan uw werkgever om u te informeren over de informatie die hij met ons deelt in voorkomende gevallen.

Wanneer u tolkgesprekken via Livewords Go, dan wel via een van onze andere applicaties aanvraagt, krijgt u na afloop de mogelijkheid om een gebruikersbeoordeling te geven.

De grondslag voor de verwerking van die gegevens is het gerechtvaardigd belang van Livewords om tolk-en-vertaaldiensten te kunnen aanbieden en uitvoeren.

2.3 Bijhouden gegevens van (freelance) tolken/vertalers

Om het aanmaken en monitoren van de relatie met leveranciers en dienstverleners te organiseren, houdt Livewords gegevens bij die nodig zijn om de juiste opdrachten aan een tolk /vertaler te kunnen geven en de planning en betaling goed af te kunnen handelen. Hiervoor wordt bij inschrijving informatie gevraagd aan de tolk/vertalen. Het gaat om de volgende informatie:

De persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden, met het oog op de verzending van (niet-commerciële) nieuwsbrieven, inlichtingen en uitnodigingen voor (niet-commerciële) trainingen/evenementen.

De grondslag voor de verwerking van die gegevens is het aangaan en uitvoering van de overeenkomst tussen de tolk/vertaler en Livewords.

2.4 Bijhouden klantgegevens en onderhouden klantrelaties

Livewords houdt gegevens bij van contactpersonen bij opdrachtgevers. Het gaat hierbij om namen, email-adressen en telefoonnummers die door de  opdrachtgever zijn verstrekt. Het is aan uw werkgever om u te informeren over de informatie die hij met ons deelt in voorkomende gevallen.

De grondslag voor de verwerking van die gegevens is het gerechtvaardigd belang van Livewords om de klantrelatie te onderhouden.

2.5 Verwerking gegevens in vertaaldocumenten

Livewords vertaalt documenten in opdracht van opdrachtgevers. Als in deze documenten persoonsgegevens zijn opgenomen, dan kan het zijn dat deze voor het uitvoeren van de vertaling of voor het inschatten van de kosten van vertaling worden verwerkt. De volgende soorten gegevens kunnen voorkomen in te vertalen documenten.

De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is het gerechtvaardigde belang van Livewords om zijn verplichtingen jegens de opdrachtgever die taalkundige diensten heeft besteld, na te komen.

2.6 Boekhouding en de facturatie

Livewords kan genoemde Persoonsgegevens en de bankgegevens van zijn leveranciers en dienstverleners gebruiken voor de verwerking en betaling van de facturen die zij uitschrijven.

Met het oog op de facturatie van de aan zijn Klanten geleverde prestaties en de boekhouding kan Livewords verder de volgende gegevens verzamelen:

De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is het gerechtvaardigde belang van Livewords om te waken over de betaling van de prestaties en zijn wettelijke verplichtingen op het gebied van boekhouding na te leven.

2.7 Werving en selectie

Als u komt solliciteren verwerkt Livewords verschillende persoonsgegevens van u als sollicitant. Livewords verzamelt en verwerkt persoonsgegevens in het wervingsproces die u ons via persoonlijk contact hebt verstrekt (telefonisch, per post, per e-mail of via een online formulier) of nadat wij rechtstreeks contact hebben opgenomen met u. Livewords kan ook informatie over u zoeken op wervingssites of zakelijke sociale netwerken, maar alleen voor zover dergelijke informatie nodig is om uw geschiktheid voor de functie te beoordelen.

Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Categorieën van persoonsgegevens

A) Identificatiegegevens

Voorbeelden:

B) Contactgegevens (privé en zakelijk)

Voorbeelden:

C) Beroepsmatige gegevens

Voorbeelden:

 

Alleen degenen die bij het wervingsproces betrokken zijn, hebben toegang tot de gegevens van een kandidaat. Dit zijn:

De sollicitatieprocedure eindigt met een aanbod of met een afwijzing. Bij een afwijzing of als de kandidaat het aanbod afwijst, worden de gegevens van de kandidaat binnen een week verwijderd. Livewords bewaart geen cv’s van kandidaten, tenzij dit expliciet afgesproken is met de kandidaat. Indien we verwachten de kandidaat op een later moment alsnog uit te willen nodigen, worden de gegevens, na toestemming van de kandidaat, uiterlijk één jaar bewaard.

De grondslag voor deze verwerking is het aangaan van een overeenkomst met de sollicitant.

2.8 Verbeteren van onze dienstverlening

Livewords gebruikt informatie uit de geleverde diensten om de dienstverlening verder te verbeteren. Het gaat hierbij om de volgende informatie.

De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is het gerechtvaardigde belang van Livewords om de dienstverlening te kunnen verbeteren.

2.9 Marketingactivieiten

Livewords gebruikt email-brieven en andere marketingkanalen om contact te houden met klanten en in contact te komen met potentiële klanten.

U kunt ervoor kiezen geen commerciële berichten te ontvangen van ons door de instructies in die berichten op te volgen. Als u hiervoor kiest, kunnen wij u nog steeds niet- commerciële berichten sturen, zoals berichten over uw account, over diensten waarom u hebt gevraagd.

De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is toestemming om u te benaderen voor marketingactiviteiten. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

2.10 Raadplegen RBTV

Het RBTV is een openbaar register van beëdigde tolken en vertalers. Livewords raadpleegt regelmatig (ongeveer maandelijks) dit register om na te gaan of er nieuw ingeschreven tolken en vertalers zijn, met het doel deze personen te benaderen en vragen zich in te schrijven bij Livewords. Om vast te stellen welke inschrijvingen nieuw zijn, houdt Livewords bij welke tolken/vertalers reeds bekend waren bij vorige check.

De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is het gerechtvaardigde belang van Livewords om contact te hebben met voldoende gekwalificeerde tolken en vertalers.

3. Met wie wordt uw informatie gedeeld

We kunnen de informatie die we over u verzamelen delen zoals beschreven in deze Privacyverklaring delen met derde partijen wanneer dit nodig is voor uitvoering van de activiteiten. Dit gebeurt in de volgende gevallen:

Met moederbedrijf Acolad

Livewords is onderdeel van de Acolad groep (“Acolad”) (https://www.acolad.com). Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met afdelingen van Acolad, bijvoorbeeld als een bepaalde activiteit centraal of gezamenlijk wordt uitgevoerd.

In het geval u als tolk en/of vertaler bij ons ingeschreven staat, dan kunnen uw gegevens ook gedeeld worden met Acolad vanwege het gerechtvaardigd belang van Acolad om inzicht te hebben in totale beschikbare capaciteit. Het is mogelijk dat u benaderd wordt door andere bedrijven uit de Acolad groep of u beschikbaar bent voor een opdracht. Als u dit niet wilt kunt u hier bezwaar tegen maken. Dit kan via de Livewords resources afdeling, of via de Acolad data protection officer (dpo@acolad.com).

Livewords maakt ook gebruik van centraal ingekochte diensten van Acolad, bijvoorbeeld op het gebied van automatisch vertalen. Voor door Acolad geleverde diensten aan Livewords is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Met Subverwerkers

Livewords maakt onder andere gebruik van IT-dienstverleners waaronder Advisor, XTRF, Microsoft en Amazon Web services. Zij zijn (sub-)verwerkers van de persoonsgegevens.

Bij vertaal- en tolkopdrachten maakt Livewords gebruik van externe tolken en/of vertalers.

Acolad maakt gebruik van het Salesforce CRM systeem voor het beheren van contactgegevens van opdrachtgevers. Persoonsgegevens van contactpersonen van opdrachtgevers worden verwerkt door Salesforce.

Vanaf najaar 2021 zal Livewords Workable gebruiken als applicant tracking system. Gegevens van sollicitanten worden dan verwerkt door Workable.

Derden aan wie wij uw gegevens doorgeven zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Privacywetgeving, tenzij zij optreden als verwerker. Het kan mogelijk zijn dat het voor het leveren van de Diensten noodzakelijk is om persoonsgegevens door te sturen naar landen die niet lid zijn van de Europese Unie en geen passend beschermingsniveau waarborgen. In deze gevallen nemen wij alle noodzakelijke maatregelen om de gegevens op rechtmatige wijze door te geven.

4. Gebruik cookies

We kunnen anderen toestaan publiekmetings- en analysediensten voor ons te verstrekken, om advertenties namens ons op het internet te plaatsen en om de prestatie van deze advertenties te volgen en er verslag van te doen. Deze entiteiten kunnen cookies, webbakens, SDK’s en andere technologieën gebruiken om uw apparaat te identificeren wanneer u onze site bezoekt en onze Diensten gebruikt, evenals wanneer u andere online sites en diensten bezoekt. Onze website beschikt over een cookiestatement: (https://livewords.com/cookiebeleid).

Als er in een portaal gebruik wordt gemaakt van niet-functionele cookies, dan wordt dat gemeld in een apart cookiestatement dat in dat portaal onderaan de hoofdpagina te vinden is.

5. Passende technische en organisatorische maatregelen

Livewords draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging, openbaarmaking en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Livewords heeft een gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging ingericht conform ISO 27001. Livewords doet ook aan bewustwordingstrainingen van medewerkers, sluit verwerkersovereenkomsten met leveranciers en laat de beveiliging van IT-systemen regelmatig testen.

6. Uw rechten

Livewords zal individuele verzoeken met betrekking tot de uit de wetgeving afkomstige rechten inwilligen. Met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

U kunt uw accountinformatie te allen tijde corrigeren door in te loggen in uw (applicatie) account. Als u uw account wilt annuleren, e-mail ons dan op support@livewords.com. In sommige gevallen kan Livewords bepaalde informatie over u bewaren zoals wettelijk vereist of voor legitieme zakelijke doeleinden voor zover wettelijk toegestaan. Als u bijvoorbeeld een openstaand krediet of openstaande schuld op uw account hebt staan of als we denken dat u fraude hebt gepleegd of onze (algemene) voorwaarden hebt geschonden, kunnen we de kwestie proberen op te lossen voordat we uw informatie verwijderen.

Om de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u bij ons een verzoek indienen. Onze contactgegevens vindt u onder aan deze Privacyverklaring. Ook heeft Livewords een Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt de functionaris benaderen via dpo@livewords.com, eventuele klachten kunt u richten aan de FG. Daarnaast heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Bewaartermijnen

Livewords bewaart uw persoonsgegevens gedurende de periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door haar aangeboden en gefaciliteerde Diensten. Bij Livewords worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren.

8. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in de manier waarop we uw persoonlijke informatie behandelen, of in de Privacyverklaring, zullen we u via de Diensten of via een ander middel zoals e-mail hierover een mededeling doen. Uw verdere gebruik van de Diensten na deze mededeling vormt uw goedkeuring van deze wijzigingen. We moedigen u aan deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken voor de meest recente informatie over onze privacy praktijken.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 30 juli 2021.

9. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op: support@livewords.com of schrijf ons:

Livewords
Postbus 140
1180 AC Amstelveen

Klachten kunnen ook direct naar onze FG / DPO: dpo@livewords.com