Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring (hierna: “Privacyverklaring”) van Concorde Group B.V. en de aan haar gelieerde groepsmaatschappijen: Airplane Holding B.V., Concorde Holding B.V., Concorde TEC B.V., Bosch & Bosch Translations and Copy B.V., Burrough B.V., LiveWords B.V., Interlanguage Europe B.V., Balance B.V., Metamorfose Vertalingen B.V. en Walker Language Consultancy B.V. (hierna: “Livewords” of “wij/ons“). In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij in hoedanigheid van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ omgaan met persoonsgegevens van (vertegenwoordigers en medewerkers van) klanten en leveranciers, en van andere personen waarmee wij contact hebben, al dan niet via onze website https://livewords.com. Met “u” bedoelen wij iedereen, waar ook gevestigd, die onder de reikwijdte van deze Privacyverklaring valt. Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van betrokkenen en houden ons uiteraard aan alle wettelijke voorschriften op dit gebied, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”).

1. Reikwijdte en toepassing

Livewords verzamelt persoonsgegevens wanneer u onze mobiele applicaties, websites, andere online producten en onze diensten gebruikt, waaronder begrepen Livewords Go en Livewords Flow, (gezamenlijk de “Diensten”) en via andere interacties en communicatie die u met ons hebt. Onder persoonsgegeven wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Voor zover u gebruikt maakt van onze vertaaltools, waaronder Livewords Flow, treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. Voor deze diensten gelden mogelijk aanvullende voorwaarden en aanvullende privacy-informatie, welke dan apart zullen worden gemeld als onderdeel van de betreffende dienst.

In het geval u als tolk en/of vertaler bij ons ingeschreven staat, dan verwerken we uw persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt met als doel om voor u passende opdrachten te vinden.

2. Verzamelen van informatie

2.1 Informatie die u ons verstrekt

We verzamelen informatie die u direct aan ons verstrekt, zoals wanneer u uw account creëert of wijzigt, on-demand-diensten verlangt, contact opneemt met de Client Service Desk en/of op andere wijze met ons communiceert. Deze informatie omvat onder meer: naam, e-mail, telefoonnummer, postadres, betalingsmethode, facturen en andere informatie die u verstrekt.

In het geval u tolk en/of vertaler bent, dan verwerken we uw persoonsgegevens benodigd voor toewijzing en uitvoering van opdrachten. Naast de bovengenoemde gegevens kunnen dit ook zijn: diploma’s, taalcompetenties, VAR-verklaring (oud) of vergelijkbare toekomstige zelfstandigenverklaring c.q. door de belastingdienst goedgekeurde model overeenkomst(en) van opdracht, paspoortkopieën en aan u gerichte facturen.

2.2 Wanneer u gebruik maakt van onze Diensten, verzamelen wij informatie over u in de volgende algemene categorieën:

Informatie over transacties: We verzamelen transactiegegevens met betrekking tot het gebruik van onze Diensten, waaronder uw gebruik van Livewords Go, zoals de taal, het onderwerp of thema van gesprek waarom is gevraagd, de datum en tijd waarop het gesprek wordt gevoerd, het in rekening gebrachte bedrag en de duur van het gesprek.

Gebruikers- en voorkeursinformatie: We verzamelen informatie over hoe u onze Diensten, waaronder uw gebruik van Livewords Go, gebruikt en hoe bezoekers van de site https://livewords.com contact hebben met onze diensten, aangegeven voorkeuren en gekozen instellingen. In sommige gevallen doen we dit via het gebruik van cookies, pixel tags en soortgelijke technologieën die unieke identificatiecodes creëren en bewaren.

Apparaatinformatie: We kunnen informatie over uw (mobiele) apparaat verzamelen waaronder, bijvoorbeeld, het hardware model, besturingssysteem en versie, bestandsnamen en versies, voorkeurstaal, unieke apparaat identificatiecode, reclame-identificatiecodes, serienummers, apparaatbewegingsinformatie en mobiele netwerkinformatie.

Telefoongesprek: Livewords maakt communicatie mogelijk tussen u en tolken van Livewords. In verband met het mogelijk maken van deze diensten ontvangen we telefoongesprekgegevens, waaronder de datum en tijd van het telefoongesprek, de telefoonnummers van de partijen en de inhoudelijke aard van de telefoongesprekken. Per telefoongesprek loggen wij de telefoongesprekgegevens zodat ze op een later moment en op verzoek van de betreffende gebruikers aan de betreffende gebruikers beschikbaar gesteld kunnen worden. We bewaren de telefoongespreksgegevens van alle gesprekken in beginsel niet langer dan 30 dagen, of zolang deze gegevens nodig zijn ter afhandeling van opdrachten c.q. de facturatie van opdrachten, waarna de telefoongesprekgegevens worden vernietigd.

Loginformatie: Wanneer u contact maakte met een van onze applicaties kunnen we onder andere serverlogs verzamelen, die informatie kunnen bevatten zoals het IP-adres van het apparaat, toegangsdata en -tijden, applicatie-functies of bekeken pagina’s, applicatie crashes en andere systeemactiviteiten, soort browser en sites of diensten van derden die u gebruikte voordat u contact had met Livewords.

Als uw werkgever gebruik maakt van onze Diensten, waaronder het gebruik van Livewords Go via een zakelijke gebruikersovereenkomst, kunnen wij informatie ontvangen over u van uw werkgever. Het is aan uw werkgever om u te informeren over de informatie die hij met ons deelt in voorkomende gevallen.

Wanneer u tolkgesprekken via Livewords Go, dan wel via een van onze andere applicaties aanvraagt, krijgt u na afloop de mogelijkheid om een gebruikersbeoordeling te geven.

2.3 We kunnen de informatie die we over u verzamelen gebruiken om:

• onze applicaties, waaronder Livewords Go, te onderhouden en te verbeteren, waaronder bijvoorbeeld het mogelijk maken van betalingen, ontvangstbewijzen sturen, producten en diensten verstrekken (en gerelateerde informatie sturen). Dit gebeurt voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u partij bent;
• nieuwe functies ontwikkelen, klantenservice verlenen aan gebruikers en veiligheidsfuncties ontwikkelen, gebruikers verifiëren en product-updates en administratieve berichten sturen; interne werkzaamheden uit te voeren, waaronder bijvoorbeeld om fraude en misbruik te voorkomen. Dit gebeurt op grond van onze gerechtvaardigde belangen en voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u partij bent;
• om softwarebugs en operationele problemen op te lossen; om gegevensanalyse uit te voeren, te testen en onderzoek te doen; en om gebruiks- en activiteitstrends te volgen en te analyseren. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Livewords;
• u berichten te sturen waarvan we denken dat ze interessant zijn voor u, waaronder informatie over producten, diensten, promoties, nieuws en evenementen van Livewords, indien toegestaan en overeenkomstig toepasselijke wetgeving. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Livewords of met uw toestemming;
• de Diensten te personaliseren en te verbeteren, waaronder om functies, content, sociale connecties, doorverwijzingen en advertenties te verstrekken of aan te bevelen. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigde belang van Livewords.

Indien uw persoonsgegevens zijn verwerkt op grond van toestemming kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Gerechtvaardigde belangen van Livewords bestaan uit marketing, reclame, communicatie, onderzoek naar en analyse van eigen producten of diensten, vaststellen in welke producten en diensten personen waarschijnlijk het meest geïnteresseerd zullen zijn, IT-beheer en beveiliging, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer, informatie delen met aan ons gelieerde partijen.

3. Het delen van informatie

We kunnen de informatie die we over u verzamelen delen zoals beschreven in deze Privacyverklaring of zoals beschreven ten tijde van de verzameling of uitwisseling, waaronder als volgt:

Via onze Diensten

• met tolken en/of vertalers om hen in staat te stellen de Diensten te verlenen die u verlangt. We kunnen bijvoorbeeld uw naam, gespreksonderwerp, geschatte gespreksduur, gemiddelde gegeven gebruikersbeoordeling delen;
• met door Livewords geselecteerde partners die onze applicaties, waaronder Livewords Go, onder hun eigen label aanbieden aan hun klanten of deelnemers;
• met derden om u een dienst te verlenen die u via een partnerschap of promotionele aanbieding van een derde of van ons hebt gevraagd, dit ter uitvoering van de betreffende overeenkomst;
• met het algemene publiek als u content inzendt bij een openbaar forum, zoals blog comments, social media posts of andere functies van onze Diensten die te zien zijn door het algemene publiek, indien vereist met uw toestemming;
• met derden waarmee wij van u informatie mogen delen, bijvoorbeeld andere applicaties of websites die integreren met onze API of Diensten, of derden met een API of dienst waarmee wij integreren; en
• met uw werkgever (of vergelijkbare entiteit) en noodzakelijke derden die door ons of uw werkgever zijn aangenomen (bijv. een dienstprovider voor kostenbeheersing) als u applicaties van Livewords, waaronder Livewords Go, gebruikt onder een zakelijk gebruikersovereenkomst.

Met moederbedrijf Acolad

Sinds medio 2019 is Livewords onderdeel van de Acolad groep (“Acolad”) (https://www.acolad.com). Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met afdelingen van Acolad, bijvoorbeeld als een bepaalde activiteit centraal of gezamenlijk wordt uitgevoerd.

In het geval u als tolk en/of vertaler bij ons ingeschreven staat, dan kunnen uw gegevens ook gedeeld worden met Acolad vanwege het gerechtvaardigd belang van Acolad om inzicht te hebben in totale beschikbare capaciteit. Het is mogelijk dat u benaderd wordt door andere bedrijven uit de Acolad groep of u beschikbaar bent voor een opdracht. Als u dit niet wilt kunt u hier bezwaar tegen maken. Dit kan via de Livewords resources afdeling, of via de Acolad data protection officer (dpo@acolad.com).

Subverwerkers

Livewords maakt onder andere gebruik van IT-dienstverleners waaronder Advisor, XTRF, Microsoft en Amazon Web services. Zij zijn (sub-)verwerkers van de persoonsgegevens.

Bij vertaal- en tolkopdrachten maakt Livewords gebruik van externe tolken en/of vertalers.

Acolad maakt gebruik van het Salesforce CRM systeem. Uw gegevens worden dus gedeeld met Salesforce.

Andere belangrijke uitwisseling

We kunnen uw informatie delen:

• met dochterondernemingen en gelieerde entiteiten van Livewords die diensten verlenen of gegevensverwerking uitvoeren namens ons, of voor gegevenscentralisatie en/of logistieke doeleinden;
• met door ons ingeschakelde freelance vertalers indien wij de opdracht hebben een document te vertalen waarin persoonsgegevens voorkomen;
• met verkopers, consulenten, marketingpartners en andere dienstproviders die toegang moeten hebben tot dergelijke informatie om namens ons werk uit te voeren als verwerker;
• in antwoord op een verzoek tot informatie door een bevoegde instantie als wij denken dat bekendmaking in overeenstemming is met, of anderszins vereist is door toepasselijke wetgeving, regelgeving of een juridische procedure;
• met rechtshandhavingsfunctionarissen, overheidsinstanties of andere derden als we denken dat uw handelingen niet in overeenstemming zijn met onze gebruikersafspraken, dienstvoorwaarden of -beleidslijnen, of om de rechten, de eigendom of de veiligheid van Livewords of anderen te beschermen;
• met derden, zoals toezichthouders en andere instanties om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• in verband met of tijdens onderhandelingen over fusies, verkoop van bedrijfsactiva, consolidaties of herstructureringen, financieringen of acquisities van ons gehele bedrijf of een gedeelte ervan door of in een ander bedrijf, waarbij Livewords zich zal inspannen, indien uw gegevens aan het verkrijgende bedrijf worden verstrekt, u hiervan op de hoogte te stellen, bijvoorbeeld door een bericht op de website of een advertentie in een landelijk dagblad, dit vanwege onze gerechtvaardigde belangen;
• voor het versturen van een nieuwsbrief en/of als we u op een andere manier informeren en u instemt met de uitwisseling, indien vereist met uw toestemming; en
• in een geaggregeerde en/of anonieme vorm die niet redelijkerwijs kan worden gebruikt om u te identificeren.

Het delen van uw gegevens met derden gebeurt alleen voor de doeleinden genoemd in deze Privacyverklaring, en alleen voor zover dit is toegestaan op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving en deze Privacyverklaring.

Derden aan wie wij uw gegevens doorgeven zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Privacywetgeving, tenzij zij optreden als verwerker. Het kan mogelijk zijn dat het voor het leveren van de Diensten noodzakelijk is om persoonsgegevens door te sturen naar landen die al dan niet lid zijn van de Europese Unie en geen passend beschermingsniveau waarborgen. In deze gevallen nemen wij alle noodzakelijke maatregelen om de gegevens op rechtmatige wijze door te geven.

4. Analyse- en reclamediensten verstrekt door anderen

We kunnen anderen toestaan publiekmetings- en analysediensten voor ons te verstrekken, om advertenties namens ons op het internet te plaatsen en om de prestatie van deze advertenties te volgen en er verslag van te doen. Deze entiteiten kunnen cookies, webbakens, SDK’s en andere technologieën gebruiken om uw apparaat te identificeren wanneer u onze site bezoekt en onze Diensten gebruikt, evenals wanneer u andere online sites en diensten bezoekt. Voor meer informatie over deze technologieën en dienstproviders zie onze website voor ons Cookiebeleid (https://livewords.com/cookiebeleid).

5. Accountinformatie

U kunt uw accountinformatie te allen tijde corrigeren door in te loggen in uw (applicatie) account. Als u uw account wilt annuleren, e-mail ons dan op support@livewords.com. In sommige gevallen kan Livewords bepaalde informatie over u bewaren zoals wettelijk vereist of voor legitieme zakelijke doeleinden voor zover wettelijk toegestaan. Als u bijvoorbeeld een openstaand krediet of openstaande schuld op uw account hebt staan of als we denken dat u fraude hebt gepleegd of onze (algemene) voorwaarden hebt geschonden, kunnen we de kwestie proberen op te lossen voordat we uw informatie verwijderen.

6. Uw rechten

Livewords zal individuele verzoeken met betrekking tot de uit de wetgeving afkomstige rechten inwilligen. Met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens;
• recht op vergetelheid;
• recht op beperking van de verwerking van uw gegevens;
• recht op dataportabiliteit;
• recht om bezwaar te maken tegen direct marketing en verwerkingen die plaatsvinden vanwege onze gerechtvaardigde belangen.

Om de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u bij ons een verzoek indienen. Onze contactgegevens vindt u onder aan deze Privacyverklaring. Ook heeft Livewords een Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt de functionaris benaderen via dpo@livewords.com. Wij zijn daarnaast verplicht u eraan te herinneren dat, indien u daar aanleiding toe ziet, u het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Promotionele berichtgeving

U kunt ervoor kiezen geen promotionele berichten te ontvangen van ons door de instructies in die berichten op te volgen. Als u hiervoor kiest, kunnen wij u nog steeds niet-promotionele berichten sturen, zoals berichten over uw account, over Diensten waarom u hebt gevraagd, of over onze voortdurende zakelijke relaties.

Cookies en reclame

Zie onze website voor meer informatie over ons Cookiebeleid en over uw keuzes met betrekking tot cookies en de bijbehorende technologieën:

Cookiebeleid

8. Passende technische en organisatorische maatregelen

Livewords draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging, openbaarmaking en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Eén van de genomen maatregelen is dat Livewords een informatiebeveiligingsbeleid conform ISO 27001 heeft opgesteld.

9. Bewaartermijn

Livewords bewaart uw persoonsgegevens gedurende de periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door haar aangeboden en gefaciliteerde Diensten. Bij Livewords worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren.

10. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in de manier waarop we uw persoonlijke informatie behandelen, of in de Privacyverklaring, zullen we u via de Diensten of via een ander middel zoals e-mail hierover een mededeling doen. Uw verdere gebruik van de Diensten na deze mededeling vormt uw goedkeuring van deze wijzigingen. We moedigen u aan deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken voor de meest recente informatie over onze privacy praktijken.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 november 2019.

11. Toepasselijk recht

Op deze Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Alle eventuele geschillen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Amsterdam.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op: support@livewords.com of schrijf ons:

Livewords
Postbus 140
1180 AC Amstelveen