Is er een handleiding voor de portal beschikbaar?

Ja. De handleiding heb je ontvangen in de e-mail met het starterspakket.
Ook kun je te allen tijde rechtsboven in de zwarte header op het vraagteken klikken en vervolgens in het drop-down menu klikken op Help. De site waar je dan op terecht komt is weliswaar in het Engels maar bevat veel algemene informatie over het gebruik van de portal.

Welke browser kan ik het beste gebruiken?

Onze portal werkt in alle browsers, maar wij adviseren om Chrome, Firefox of Opera te gebruiken.
Wel moeten deze browsers up-to-date zijn:
Chrome – versie 50.0  of nieuwer.
Firefox – versie 50.0  of nieuwer.
Opera – versie 34.0 of nieuwer.

Ik heb problemen met inloggen

Je logt in op onze portal met jouw e-mailadres dat bij ons bekend is. Het e-mailadres is hoofdlettergevoelig. Bij de eerste keer inloggen klik je op Ik ben mijn wachtwoord vergeten om zelf een wachtwoord aan te maken. Je wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 tekens, waarvan minimaal 1 hoofdletter en minimaal 1 vreemd teken.

 

 

Ik heb geen wachtwoord ontvangen voor de portal

Je logt in op onze portal met jouw e-mailadres dat bij ons bekend is. Het e-mailadres is hoofdlettergevoelig. Bij de eerste keer inloggen klik je op Ik ben mijn wachtwoord vergeten om zelf een wachtwoord aan te maken. Je wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 tekens, waarvan minimaal 1 hoofdletter en minimaal 1 vreemd teken.

Is de portal ook in andere talen beschikbaar?

Ja, de portal is in meerdere talen beschikbaar. Op de homepage kun je rechts onderin beeld de gewenste taal selecteren. Op dit moment is de portal mogelijk nog niet beschikbaar in het Nederlands. De e-mails vanuit de portal zijn wel beschikbaar in het Nederlands en aan de Nederlandse vertaling van de portal wordt gewerkt.

Waar is de knop Registreren voor?

Via deze knop kunnen vertalers die nog niet voor ons werken zich aanmelden. Werk je nog niet voor ons, maar wil je dat wel graag, vul dan hier jouw gegevens in. De afdeling Resources neemt dan contact met je op voor eventuele aanvullende vragen en/of voor een proefvertaling.

Ik heb mijn vertaling al geleverd, maar ik wil nog iets wijzigen. Kan dat?

Als je jouw vertaling hebt geleverd kun je geen wijzigingen meer aanbrengen. Neem contact op met de Client Manager of Project Manager. Hij of zij kan je weer toegang geven tot de vertaling. Wie de Client Manager of Project Manager voor dit project is, kun je rechts in beeld zien bij Project Manager.

Ik heb toegang tot de job, maar ik kan de bestanden niet openen

Rechts in beeld staat de startdatum van het project. Vóór de startdatum kun je niet bij de bestanden, want wij hebben ze waarschijnlijk ook nog niet binnen. Zodra de startdatum en -tijd zijn verstreken kun je bij de bestanden. Zijn de startdatum en -tijd wel al verstreken en kun je de bestanden niet openen, neem dan contact op met de Client Manager of Project Manager. Wie de Client Manager of Project Manager voor dit project is, kun je rechts in beeld zien bij Project Manager.

Ik heb al mijn projecten samengevoegd op een factuur, maar ineens staan ze weer in de lijst met te factureren projecten

Het is belangrijk dat je kijkt naar de eerste twee cijfers van het projectnummer. Die eerste twee cijfers geven aan voor welke branche van Livewords een opdracht is. Zorg ervoor dat je per branche factureert en dus alleen projecten met dezelfde twee begincijfers samen op een factuur zet. Als je maandfacturen stuurt, kan het dus zijn dat je meerdere maandfacturen maakt: een per branche.

Livewords (voormalig Transform)01
Balance10
Livewords01
BB&TW05
LiveWords Legal (voormalig Words at Work)06
LiveWords Legal (voormalig Engels & Partners)07

Kan ik al mijn projecten op één factuur zetten?

Ja en nee. Het is belangrijk dat je kijkt naar de eerste twee cijfers van het projectnummer. Die eerste twee cijfers geven aan voor welke branche van Livewords een opdracht is. Zorg ervoor dat je per branche factureert en dus alleen projecten met dezelfde twee begincijfers samen op een factuur zet. Als je maandfacturen stuurt, kan het dus zijn dat je meerdere maandfacturen maakt: een per branche.

Livewords (voormalig Transform)01
Balance10
Livewords01
BB&TW05
LiveWords Legal (voormalig Words at Work)06
LiveWords Legal (voormalig Engels & Partners)07

Wat is time-tracking en hoe werkt het?

Time-tracking is een timemanagementtool die we niet gaan gebruiken. Hij blijft in de portal wel zichtbaar, maar dat kun je negeren.

Hoe kan ik zien wat ik wel of niet al heb gefactureerd?

Ga in de portal naar Jobs en klik op Afgeronde jobs. De jobs die hier staan heb je geleverd en kun je dus factureren.

Hoe maak ik een factuur aan?

Ga in de portal naar Jobs, klik op Afgeronde jobs en vervolgens op Nieuwe factuur aanmaken. Selecteer de jobs die je wilt toevoegen aan je factuur. . Het is belangrijk dat je kijkt naar de eerste twee cijfers van het projectnummer. Die eerste twee cijfers geven aan voor welke branche van Livewords een opdracht is. Zorg ervoor dat je per branche factureert en dus alleen projecten met dezelfde twee begincijfers samen op een factuur zet. Als je maandfacturen stuurt, kan het dus zijn dat je meerdere maandfacturen maakt: een per branche.

Livewords (voormalig Transform) 01
Balance 10
Livewords 01
BB&TW 05
Livewords Legal (voormalig Words at Work) 06
Livewords Legal (voormalig Engels & Partners) 07

Als je alle jobs hebt toegevoegd aan een factuur, vul je de benodigde gegevens in, dus de factuurdatum (Factuurdatum), jouw eigen factuurnummer (Factuur-ID), etc. Upload hier geen factuurbestanden uit je eigen boekhoudsysteem. Deze worden helaas niet doorgestuurd naar de financiële administratie van Livewords en hier wordt dus geen rekening mee gehouden. Klik op Factuur aanmaken om de factuur op te slaan. Vervolgens word je in een pop-up gevraagd of je zeker weet dat je de factuur wilt aanmaken zonder bestanden. Klik op Ja, factuur aanmaken zonder bestanden. Deze wordt automatisch verzonden naar Livewords. Zorg ervoor dat alle informatie op de factuur klopt. Als je eenmaal op Factuur aanmaken hebt geklikt, is het niet mogelijk om nog wijzigingen aan te brengen.

Wanneer wordt mijn factuur betaald?

Wanneer je een factuur aanmaakt in de portal, wordt bij Vervaldatum automatisch de vervaldatum van de factuur berekend op basis van de voorwaarden die je bent overeengekomen met Livewords. Als je factureert via de portal, wordt je factuur binnen 30 dagen betaald. Als je een factuur aanmaakt en verstuurt buiten de portal, hanteert Livewords een betalingstermijn van 42 dagen.

Hoe kan ik zien of mijn factuur al is betaald?

Ga naar het tabblad Facturen. Hier vind je onder Onbetaalde/gedeeltelijk betaalde facturen alle facturen die nog niet volledig zijn voldaan. Zodra je factuur is betaald, vind je deze terug onder Betaalde facturen.

Kan ik mijn gegevens, tarieven en kennisgebieden inzien?

Ja. Hiervoor log je in op de portal en ga je vervolgens naar Profiel.

Kan ik zelf mijn tarieven wijzigen?

Ja. Hiervoor log je in op de portal en ga je vervolgens naar Profiel. Klik vervolgens op Bewerken om je gegevens aan te passen. Let er wel op dat de nieuwe gegevens eerst moeten worden goedgekeurd door onze afdeling Resources, voordat ze van kracht worden. Gewijzigde tarieven worden niet met terugwerkende kracht doorgevoerd op lopende projecten. Je kunt alleen je woordprijs zelf aanpassen, niet de CAT-kortingen bij het gebruik van vertaaltools.

Ik ben verhuisd, kan ik zelf mijn adres wijzigen?

Ja. Hiervoor log je in op de portal en ga je vervolgens naar Profiel. Klik vervolgens op Bewerken om je gegevens aan te passen. Let er wel op dat de nieuwe gegevens eerst moeten worden goedgekeurd door onze afdeling Resources, voordat ze van kracht worden.

Kan ik zelf mijn kennisgebieden aanpassen?

Ja. Hiervoor log je in op de portal en ga je vervolgens naar Profiel. Klik vervolgens op Bewerken om je gegevens aan te passen. Let er wel op dat de nieuwe gegevens eerst moeten worden goedgekeurd door onze afdeling Resources, voordat ze van kracht worden.

Ik ben een vertaalbureau. Kan ik mijn eigen gebruikers beheren?

Ja. Hiervoor log je in op de portal en ga je vervolgens naar Profiel. Hier kun je bij Gebruikers de gebruikers van de account beheren. Door op een gebruiker te klikken kun je de bijbehorende gegevens inzien. Door te klikken op Bewerken, kun je de rechten van deze gebruikers instellen

Ik wil mijn vertaling leveren. Wat moet ik invullen bij Categorie als ik een document heb geüpload?

Bij Categorie selecteer je het soort bestand dat je hebt geüpload. Gaat het om een vertaling, dan selecteer je bijvoorbeeld Vertaald document. Het is niet meer mogelijk een apart bestand te uploaden met opmerkingen. Noteer je opmerkingen in het veld Opmerkingen voor Project Manager. Controleer altijd goed of je alles juist hebt gemarkeerd. Als je per ongeluk je vertaling markeert met de verkeerde categorie, dan zal het systeem je vertaling niet herkennen als vertaling en kan de Client Manager of Project Manager de vertaling niet importeren en leveren aan de klant, of lopen eventuele automatische processen vast.

Ik wil bij het leveren van mijn vertaling een opmerking toevoegen. Waar kan ik dat doen?

Opmerkingen kun je onderaan de job toevoegen bij Opmerkingen voor Project Manager. Deze kun je niet als apart bestand uploaden.

Ik werk met SDL Trados Studio. Wat verandert er voor mij?

Bij Livewords vinden we het belangrijk om onze klanten consistentie te kunnen garanderen. En daarom maken we voor alle bewerkbare teksten gebruik van CAT-tools (Computer Assisted Translation), zodat de vertalingen worden opgeslagen in een vertaalgeheugen en bij nieuwe opdrachten of een nieuwe versie (gedeeltelijk) kunnen worden hergebruikt. Alleen bij scans of pdf-bestanden maken wij geen gebruik van een CAT-tool. Voor bewerkbare bestanden als Word, Excel, etc. verwachten wij dus dat onze vertalers werken met memoQ.

Klik hier om memoQ te downloaden:
https://www.memoq.com/en/memoq-translator-free

Voor bepaalde klanten zul je in SDL Trados Studio kunnen blijven werken. Wanneer voor een bepaalde klant SDL Trados Studio gebruikt moet worden, wordt dit vooraf met je afgestemd door de Client Manager of Project Manager.

Ik werk met memoQ. Wat verandert er voor mij?

Voor vertalers die al werken met memoQ verandert er vrijwel niets, behalve dat Livewords zelf nu met memoQ 8.5 gaat werken. Vertalingen voor Livewords kun je uitvoeren in memoQ 2015 of een hogere versie. Het wordt voor jou dus alleen maar makkelijker. Alleen bij scans of pdf-bestanden maken wij geen gebruik van een CAT-tool.

Ik werk op een Mac, hoe kan ik werken in memoQ?

Je kunt memoQ gebruiken op een Mac. Daarvoor heb je alleen wel een Virtual PC nodig voordat je memoQ kunt installeren en gebruiken. De minimum systeemeisen voor een Mac om memoQ te runnen op een Virtual PC zijn 4+ GB RAM en een i5-equivalent CPU of beter. Meer informatie kun je vinden op de memoQ support page: https://support.memoq.com/index.php?/Knowledgebase/Article/View/151/26/memoq-on-mac

Ik werk met CTMS/Wordbee. Wat verandert er voor mij?

Bij Livewords vinden we het belangrijk om onze klanten consistentie te kunnen garanderen. En daarom maken we voor alle bewerkbare teksten gebruik van CAT-tools (Computer Aided Translation). Tot voor kort werkten wij met CTMS (Wordbee). Uit jullie feedback is echter gebleken dat CTMS niet altijd even goed werkt. En daarom is nu gekozen voor een van de grotere spelers op de markt: memoQ. Voor bewerkbare bestanden als Word, Excel, etc. verwachten wij dus dat onze vertalers werken met memoQ. En geen zorgen, ook voor memoQ hoef je niet per se een eigen licentie aan te schaffen. Je kunt memoQ hier downloaden: https://www.memoq.com/en/memoq-translator-free

Ik werk nooit met een vertaaltool. Wat verandert er voor mij?

Bij Livewords vinden we het belangrijk om onze klanten consistentie te kunnen garanderen. En daarom maken we voor alle bewerkbare teksten gebruik van CAT-tools (Computer Aided Translation), zodat de vertalingen worden opgeslagen in een vertaalgeheugen en bij nieuwe opdrachten of een nieuwe versie (gedeeltelijk) kunnen worden hergebruikt. Alleen bij scans of pdf-bestanden maken wij geen gebruik van een CAT-tool. Voor bewerkbare bestanden als Word, Excel, etc. verwachten wij dus dat onze vertalers werken met memoQ. Je kunt memoQ hier downloaden:
https://www.memoq.com/en/memoq-translator-free

Ik vertaal regelmatigs scans en pdf-bestanden. Wat verandert er voor mij?

In dit geval verandert alleen de overgang van extranet naar de portal. Scans en pdf-bestanden zullen nog altijd vertaald worden in de online editor. De editor krijgt echter nog wel een make-over!

Ik werk met een boekhoudprogramma. Hoe werkt het met factureren?

Als je als vertaler factureert via de portal, zullen wij je factuur binnen 30 dagen uitbetalen. Het blijft mogelijk om losse facturen te sturen. Hiervoor blijft echter de betalingstermijn van 42 dagen van kracht. Het is niet mogelijk om je boekhoudprogramma te koppelen aan de portal. Nadat je een factuur hebt aangemaakt via de portal, kun je echter een pdf van de factuur downloaden en deze gebruiken voor je eigen administratie.

Hoe herken ik voor welke branche een vertaling is die ik aangeboden krijg via de portal?

Als je werkt voor meerdere branches binnen Livewords, is het belangrijk dat je per branche factureert. Je kunt de verschillende branches herkennen aan de eerste twee cijfers van het projectnummer:

Livewords (voormalig Transform)01
Balance10
Livewords01
BB&TW05
Livewords Legal (Words at Work)06
Livewords Legal (voormalig Engels & Partners)07

Kan ik meerdere projecten op mijn factuur zetten?

Ja, dat kan. Maar als je werkt voor meerdere branches binnen Livewords, is het belangrijk dat je per branche factureert. Je kunt de verschillende branches herkennen aan de eerste twee cijfers van het projectnummer:

Livewords (voormalig Transform)01
Balance10
Livewords01
BB&TW05
Livewords Legal (Words at Work)06
Livewords Legal (voormalig Engels & Partners)07

Ik ben het niet eens met het te factureren bedrag dat in de portal staat

Als het te factureren bedrag dat in de portal staat volgens jou niet juist is, neem dan contact op met de Client Manager of Project Manager met wie je contact hebt gehad over het project.

Ik heb bij het factureren een factuurbestand geüpload in de portal, maar daar is geen rekening mee gehouden

Dat klopt. Helaas worden de bijlagen niet doorgezet naar onze afdeling Finance. Als er bijzonderheden zijn of als het bedrag niet juist is, neem dan contact op met de Client Manager voor wie je het project hebt uitgevoerd.

Ik heb een factuur gegenereerd, maar de factuur is niet zichtbaar in de portal

Facturen worden wordt pas zichtbaar in de portal nadat Livewords deze heeft goedgekeurd.

Ik heb opdrachten gefactureerd, maar ze staan ineens weer in de lijst om toe te voegen aan een factuur

Dit gebeurt als je factuur is afgekeurd. Je factuur wordt bijvoorbeeld afgekeurd als je projecten voor verschillende branches op één factuur hebt gezet. Dat kan helaas niet. Zorg dat je per branche een factuur stuurt. Als je werkt voor meerdere branches binnen Livewords, is het belangrijk dat je per branche factureert. Je kunt de verschillende branches herkennen aan de eerste twee cijfers van het projectnummer:

Livewords (voormalig Transform)01
Balance10
Livewords01
BB&TW05
Livewords Legal (Words at Work)06
Livewords Legal (voormalig Engels & Partners)07

Wanneer kan ik een vertaling die ik heb verzorgd factureren?

Zodra je de job op Afgerond hebt gezet in de portal, wordt het project zichtbaar in je lijst met te factureren projecten en kun je deze toevoegen aan een factuur.

Hoe werkt het uitnodigingsbeleid voor vertalers in de nieuwe portal?

Als je wordt uitgenodigd voor een project dan krijg je een notificatie per e-mail.
Tevens kan je op de vertalersportal kijken bij je Jobaanbiedingen, Daar kun je alle opdrachten zien waarvoor je bent uitgenodigd. Bij elke uitnodiging zie je ook onder Verloopt tot wanneer je hebt om de uitnodiging te accepteren.

Hoe kan ik een factuur maken in de portal?

Je kunt onder Afgeronde jobs klikken op de knop Nieuwe factuur maken om van een afgeronde opdracht een factuur te maken. Deze facturen vind je vervolgens bij Facturen onder Onbetaalde/gedeeltelijk betaalde facturen. Je kunt ook meerdere jobs verzamelen op één factuur.

Wanneer ik via XTRF mijn projecten factureer, moet ik dan ook nog een zelfgemaakte factuur toevoegen?

Nee, dat is niet nodig. Je kunt wel een pdf van de factuur downloaden uit de portal voor je eigen administratie.

Binnen hoeveel dagen wordt mijn factuur betaald?

Als je factureert vanuit de portal, wordt je factuur binnen 30 dagen betaald. Mocht je toch liever een eigen factuur sturen in pdf per e-mail, dan wordt deze binnen 42 dagen betaald.

Hoe kom ik aan een kopie van een factuur?

Nadat je een factuur hebt gegenereerd in de portal, kun je de factuur downloaden als pdf.

Ik heb mijn vertaling geleverd. Hoe lang zijn de bestanden nog voor mij beschikbaar?

Zodra je de bestanden levert zijn ze niet meer beschikbaar via de vertalersportal. Mocht je een verkeerd bestand hebben aangeleverd neem dan contact op met de Client Manager of Project Manager van de opdracht.

Ik ben tolk én vertaler bij Livewords. Hoe moet ik mijn vakanties doorgeven?

Als je geen vertaalopdrachten wilt ontvangen, dan kun je dit aangeven in de vertalersportal.
Als je geen tolkopdrachten wilt ontvangen, dan kun je dit aangeven in de tolkenportal. Let op dat je je vakanties afzonderlijk doorgeeft in elke portal. Op dit moment zijn de portals niet gekoppeld.
Via de vertalersportal kun je onder Vakantiedagen zeer eenvoudig je vakanties doorgeven.

Hoe ontvang ik mijn PO’s?

PO’s kun je downloaden vanuit de Vertalersportal. Ga in de portal naar Jobs  en selecteer de job  waarvan je de PO wilt downloaden. Vervolgens staat er rechts onder Overzicht (onder andere) het totaalbedrag dat je zult ontvangen voor het leveren van de job. Naast dit totaalbedrag kun je klikken op PO downloaden. Let wel op dat dit bedrag nog aan verandering onderhevig kan zijn, afhankelijk van de afspraken die er zijn gemaakt met de Project Manager, zeker als het aantal woorden niet op brontaal maar op doeltaal wordt geteld. Download dus pas je PO als je weet dat dit bedrag klopt.