Werken met vertaal-RFPs

Het valt niet mee om een aanbieder van vertalingen te selecteren. Om te beginnen moet u beslissen of u gebruikmaakt van freelance vertalers, in-house vertalers of externe aanbieders van taaldiensten (of een combinatie hiervan).

Is uw keuze gevallen op professionele aanbieders van vertalingen, dan het is uw volgende uitdaging om te beslissen met welke aanbieder u in zee gaat. Er zijn tienduizenden aanbieders van taaldiensten, variërend van kleine Single Language Vendors (SLV’s) van twee personen die in één taal zijn gespecialiseerd, tot multinationale Multi-Language Vendors (MLV’s) met duizenden medewerkers die alle talencombinaties bestrijken en een scala aan diensten met toegevoegde waarde leveren.

Een goede manier om uw opties in te perken en ervoor te zorgen dat u de beste aanbieders van vertalingen voor uw bedrijf selecteert, is via een oproep tot het doen van voorstellen (RFP, Request for Proposal) voor vertaaldiensten oftewel een vertaal-RFP.

Om u op weg te helpen hebben wij een eenvoudige model-vertaal-RFP samengesteld, met daarin een reeks vragen die u naar wens in uw RFP kunt opnemen, afhankelijk van uw specifieke situatie.

Wilt u met een vertaal-RFP werken?

Om een vertaalbureau te kiezen hoeft u niet altijd een volledige RFP voor vertaaldiensten uit te sturen. Soms volstaat het om een paar vragen te stellen en een voorbeeldvertaling op te vragen.

Er zijn echter scenario’s waarin een vertaal-RFP mogelijk wel de juiste aanpak is:

Het verzoek om informatie aan vertaalbureaus

Afhankelijk van uw situatie kunt u ook een RFI (Request for Information, verzoek om informatie) uitschrijven in plaats van direct tot de vertaal-RFP over te gaan. Het RFI is een voorlopige fase die nuttig is in de volgende situaties:

Neem enkele algemene open vragen in het RFI op, maar maak het niet te gek. Het doel van een RFI is om informatie te verzamelen en om in te schatten of potentiële leveranciers in aanmerking komen voor de volgende ronde. Als u te veel vragen stelt, zullen niet alleen de vertaalbureaus aarzelen met antwoorden, maar bent u ook veel tijd kwijt aan het doornemen van honderden antwoorden. Vergeet ook niet om achtergrondinformatie over uw situatie en behoeften op te nemen. Op die manier vergroot u de kans om nuttige input te ontvangen.

De vertaal-RFP plannen en opzetten

Wat de reden ook is waarom u een RFP voor vertaaldiensten uitstuurt, als u iets meer tijd besteedt aan het plannen en opzetten van uw RFP, vergroot u de kans op een goed resultaat.

Inrichting en distributie van vertaal-RFP

Om te beginnen moet u beslissen hoe u de RFP bekendmaakt en de antwoorden verzamelt. Hiervoor hebt u verschillende opties. Elke optie heeft zijn voor- en nadelen:

Evenzo moet u beslissen hoe u eventuele vragen afhandelt. Hebt u een vragenbeheersysteem dat u hiervoor kunt inzetten? Handelt u vragen per e-mail af? Zo ja, dan loont het misschien de moeite om een specifiek e-mailadres of een specifieke e-mailmap speciaal voor de RFP in te stellen. Ten slotte moet u bepalen of vertaalbureaus alleen op uitnodiging op de RFP kunnen reageren of dat u de RFP liever openstelt voor alle geschikte vertaalbureaus. In het laatste geval moet u ook overwegen een uiterste datum te stellen waarop u blijken van belangstelling in behandeling neemt.

Tijdlijn van vertaal-RFP

Een RFP-proces is niet het juiste moment om uw potentiële vertaalbureaus onder druk te zetten. Een goed gepland RFP-proces neemt in totaal ongeveer zes tot tien weken in beslag (afhankelijk van of u er een RFI-fase in opneemt).

Selectiecriteria voor vertaal-RFPs

Het is een goed idee om, voordat u uw vertaal-RFP uitstuurt, een overzicht te maken van uw prioriteiten en voorkeuren, zodat u uw einddoel in zicht kunt houden. Ook is het een goed idee om een scorekaart van vertaalbureaus op te stellen, zodat u de reacties gemakkelijk en objectief kunt analyseren.

Wat er in uw vertaal-RFP moet staan

Geef ruim voldoende informatie over uw bedrijf en uw eisen. Leg in detail uit waarom u de RFP voor vertaaldiensten uitstuurt en wat u aan vertaalwerk nodig hebt, waaronder:

Hoe meer informatie u geeft over uw behoeften en eisen, hoe groter de kans dat u voorstellen ontvangt die op maat zijn gemaakt voor uw specifieke situatie.

Wat te vragen

Algemene informatie

Informeer behalve naar de algemene contactgegevens ook naar de volgende onderwerpen:

Klantreferenties en casestudys

Een van de beste manieren om erachter te komen of een vertaalbureau al ervaring heeft in uw vakgebied is om klantreferenties op te vragen.

  1. Vraag om specifieke details over vertaalde woordaantallen, talencombinaties en type content.
  2. Casestudy’s geven u inzicht in de manier waarop vertaalbureaus proactief innovatieve oplossingen hebben geïmplementeerd om problemen van klanten op te lossen.

Technologie

Controleer of het vertaalbureau beschikt over de technologische mogelijkheden om uw bestanden te verwerken en om gestroomlijnde workflows te creëren die passen bij uw technologische inrichting.

  1. Informeer naar de specifieke taaltechnologische hulpmiddelen die het vertaalbureau gebruikt en probeer erachter te komen of het de voorkeur geeft aan oplossingen van eigen makelij (waardoor later overstappen mogelijk lastiger wordt) of zich zonder bezwaar aanpast aan een oplossing die op de markt verkrijgbaar is.
  2. Vraag wie de eigenaar van de vertaalgeheugens is en hoe deze worden onderhouden. Bedenk dat uw meertalige content een belangrijk bedrijfsmiddel is dat moet worden beschermd.
  3. Vraag welke tools voor workflowmanagement worden gebruikt en welke gegevens worden getraceerd.
  4. Als u nog geen vertaalmanagementsysteem hebt, vraag dan of vertaalbureaus een klantportaal beschikbaar stellen en wat voor functies dit biedt.

Kwaliteit

Alle vertaalbureaus zullen zeggen dat ze hoogwaardige vertalingen leveren, dus het is zaak om in de RFP-fase de juiste vragen te stellen om echt te weten te komen of zij voldoen aan uw behoeften. Doorgaans zijn voor het leveren van hoogwaardige vertalingen gedegen vertaalprocessen nodig met enerzijds handmatige en automatische kwaliteitscontroles en anderzijds uitstekend vendormanagement. Hier volgen enkele tips:

  1. Stel specifieke vragen over erkende kwaliteitscertificeringen zoals ISO 17100 en ISO 9001.
  2. Vraag naar de resultaten van eventuele klanttevredenheidsonderzoeken.
  3. Vraag hoe non-conformiteiten worden bijgehouden en beheerd.

Projectmanagement en vendormanagement

Projectmanagement en vendormanagement zijn twee belangrijke afdelingen bij vertaalbureaus, dus u moet er zeker van zijn dat de mensen die uw vertalingen beheren bekwaam zijn. Vraag om de profielen en/of cv’s van de projectmanagers en vertalers die aan uw projecten worden toegewezen, en om informatie over vendormanagementprocessen. Hoe gaat bijvoorbeeld het werven, testen en monitoren van freelance vertalers in zijn werk?

IT-infrastructuur, beveiliging en gegevensbescherming

Vertaalbureaus krijgen doorgaans te maken met grote hoeveelheden vertrouwelijke content. Het is dan ook zaak om te garanderen dat het vertaalbureau over de benodigde technologie beschikt en de benodigde veiligheidsmaatregelen treft om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen terechtkomen. Vraag bij het vertaalbureau naar veiligheidsmaatregelen en toegangsrechten, en naar voorzorgsmaatregelen die worden genomen om de bedrijfscontinuïteit te garanderen.

Prijzen

De juiste prijsstelling van vertalingen is altijd een van de lastigste onderdelen van een RFP. U wilt uiteraard zo voordelig mogelijk uitkomen, maar doorgaans zijn in de kosten van vertalingen allerlei besparingen en bijkomende kosten verwerkt die niet onmiddellijk duidelijk zijn. Hierdoor krijgt u door alleen naar een tarief per woord te vragen onvoldoende inzicht in de algehele kosten van een vertaalbureau. Op zijn minst moet u specifieker zijn en vragen naar kortingen voor het gebruik van vertaalgeheugens, DTP-kosten, projectmanagementkosten en eventuele kosten voor technische ondersteuning en verwante technologieën zoals online lokale validatie of terminologiedatabases enz. Een goede manier om inzicht te krijgen in de algehele prijsstelling is vragen om een voorbeeldofferte op basis van een doorsnee project.

Capaciteit en beschikbaarheid

Ten slotte is het mogelijk dat u specifieke eisen hebt ten aanzien van omlooptijden en beschikbaarheid en dat u er zeker van wilt zijn dat het vertaalbureau de woordaantallen die u te vertalen hebt, aankan. Hieronder volgen enkele tips waarmee u kunt bepalen of het vertaalbureau aan uw behoeften kan voldoen.

  1. Vraag naar de gemiddelde omlooptijden voor doorsnee projecten.
  2. Vraag hoeveel vertalers met kennis van uw specifieke vakgebied beschikbaar zijn voor elke talencombinatie.
  3. Vraag wat de kantoortijden zijn en wanneer het kantoor gesloten is.

Livewords vertaalt onder andere voor: