Algemene inkoopvoorwaarden

 

Artikel 1 – Definities

1.1 Onder “Livewords” wordt verstaan Concorde Group B.V. en de aan haar gelieerde groepsmaatschappijen welke de gebruiker van deze algemene inkoopvoorwaarden is.

1.2 Onder “Opdrachtnemer” wordt verstaan iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon (i) met wie Livewords een Opdracht afsluit, (ii) dan wel met wie Livewords overweegt een Opdracht af te sluiten.

1.3 Onder “Opdracht” en/of “Opdrachten” wordt verstaan de overeenkomst van opdracht, met inbegrip van deze algemene inkoopwaarden, zoals schriftelijk vastgelegd tussen Livewords, als opdrachtgever, en Opdrachtnemer, als opdrachtnemer.

1.4 Onder “Dienst” en/of “Diensten” wordt verstaan alle door Opdrachtnemer aan Livewords in het kader van de Opdracht geleverde producten en/of diensten, alsmede alle andere door Opdrachtnemer ten behoeve van werkzaamheden, in dat kader verricht en van welke aard dan ook.

Livewords verrichte

1.5 Onder “Partij” of “Partijen” wordt of worden hierna afzonderlijk dan wel tezamen verstaan Livewords respectievelijk Opdrachtnemer.

1.6. Onder “Portal” wordt hierna verstaan de webapplicatie welke Livewords aan Opdrachtnemer ter beschikking stelt om haar Opdrachten en/of respectievelijk zijn Diensten in aan te bieden. Livewords verwacht van Opdrachtnemer dat hij de Opdrachten uitvoert in de Portal, tenzij anders door Livewords aangegeven. Opdrachtnemer aanvaard deze werkwijze als voorwaarde voor zijn samenwerking met Livewords.

 

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Livewords en de Opdrachtnemer, op alle aanvragen, aanbiedingen, overeenkomsten en/of Opdrachten alsmede op aanvullende dan wel vervolgaanvragen, aanbiedingen en Opdrachten van Livewords met betrekking tot de levering van Diensten, en worden hierna aangeduid als: “Algemene Inkoopvoorwaarden”.

2.2 De toepasselijkheid van (algemene) voorwaarden van Opdrachtnemer wordt hierbij uitdrukkelijk door Livewords van de hand gewezen.

2.3 Livewords behoudt zich het recht voor deze Algemene Inkoopvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. De wijzigingen zullen ingaan dertig kalenderdagen na het moment dat deze gepubliceerd worden in de Portal of via de website van Livewords. Indien Opdrachtnemer niet binnen twee weken na ontvangst van een nieuwe versie van de Algemene Inkoopvoorwaarden schriftelijk protesteert bij de afdeling resource management van Livewords tegen de toepasselijkheid daarvan, zal de nieuwe versie de oude versie vervangen.

Artikel 3 – Opdracht

3.1 Livewords is geenszins verplicht een Opdracht toe te wijzen aan Opdrachtnemer en acceptatie van deze Algemene Inkoopvoorwaarden door Opdrachtnemer houdt dan ook uitdrukkelijk geen garantie in dat er door Livewords een of meer Opdrachten aan Opdrachtnemer worden verstrekt. Livewords is niet aansprakelijk voor het uitblijven van een of meer Opdrachten aan Opdrachtnemer.

3.2 Partijen verklaren dat zij uitdrukkelijk niet beogen om met elkaar een arbeidsovereenkomst (in de zin van artikel 7:610 – 7:687 BW) te sluiten en dat zij uitsluitend met elkaar wensen te contracteren op basis van de Opdracht met inbegrip van deze Algemene Inkoopvoorwaarden. Partijen verbinden zich er jegens elkaar toe om hun feitelijke gedragingen bij het uitvoeren van de wederzijdse contractuele verplichtingen in overeenstemming te doen zijn met die welke gebruikelijk zijn bij het ten uitvoer brengen van een Opdracht. De Opdrachtnemer staat niet in enige (arbeidsrechtelijke) gezagsverhouding tot Livewords.

3.3 Partijen komen ten aanzien van het vorige lid van dit artikel een raamovereenkomst van opdracht overeen, welke in het kader van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) door de Belastingdienst is goedgekeurd.

Artikel 4 – Wijze facturatie en betalingstermijnen

4.1 Voor de facturatie van zijn Diensten die tevens vertaalopdrachten zijn gebruikt de Opdrachtnemer de Portal, tenzij anders door Livewords aangegeven.

4.2 Voor de facturatie van zijn Diensten, die tevens tolkopdrachten op locatie zijn, gebruikt de Opdrachtnemer een door Livewords ontwikkelde mobiele applicatie (“Pocket App”) waarmee de Opdrachtnemer zijn/haar werkbriefje(s) (uren verantwoording) op locatie laat aftekenen door zijn/haar opdrachtgever. In geval het niet mogelijk is om zijn/haar werkbriefje(s) via de Pocket App te uploaden dan zorgt de tolk ervoor dat hij/zij binnen 24 uur na afloop van de tolkopdracht het werkbriefje invult, scant en naar Livewords mailt via werkbriefjes@livewords.com.

4.3 Voor gefactureerde Diensten, die tevens tolkopdrachten zijn, geldt een betalingstermijn van 30 kalenderdagen, vanaf het moment van ontvangst van de factuur door Livewords.

4.4 Voor gefactureerde Diensten, die tevens vertaalopdrachten zijn, geldt een betalingstermijn van 42 kalenderdagen, vanaf het moment van ontvangst van de factuur door Livewords.

4.5 Opdrachtnemer kan een schriftelijk verzoek indienen bij Livewords door te mailen naar invoices@livewords.com om een betaling van 7 kalenderdagen te hanteren. Hierbij zal 3 procent van het gefactureerde bedrag in mindering worden gebracht.

4.6 Enkel de facturen die aan de door de Nederlandse Belastingdienst gestelde eisen voldoen (https://www.belastingdienst.nl) worden in behandeling genomen.

Artikel 5 – Annulering van de opdracht

5.1 Indien, om welke reden dan ook, een Opdracht, die tevens een consecutieve tolkopdracht is, binnen 24 uur voorafgaand aan de aanvang van deze Opdracht wordt geannuleerd dan wordt het volledige honorarium bestaande uit de gehele ingeplande tolktijd, plus de eventueel gemaakte reis- en verblijfskosten van deze Opdracht uitbetaald.

5.2 Indien, om welke reden dan ook, een Opdracht, die tevens een consecutieve tolkopdracht is, tussen 24 uur en 48 uur voorafgaand aan deze Opdracht dan worden de eventueel gemaakte reis- en verblijfskosten van deze Opdracht uitbetaald.

5.3 Indien, om welke reden dan ook, een Opdracht, die tevens een simultaan tolkopdracht is, binnen 10 werkdagen voorafgaand aan de aanvang van deze Opdracht wordt geannuleerd dan wordt het volledige honorarium van deze Opdracht bestaande uit de gehele ingeplande tolktijd, plus eventueel gemaakte reis- en verblijfskosten van deze Opdracht uitbetaald.

5.4 Indien, om welke reden dan ook, een Opdracht, die tevens een simultaan tolkopdracht is, tussen de 10 werkdagen en 20 werkdagen voorafgaand aan de aanvang van deze Opdracht wordt geannuleerd dan wordt de helft van het volledige honorarium bestaande uit de gehele ingeplande tolktijd, plus eventueel gemaakte reis- en verblijfskosten van deze Opdracht uitbetaald.

5.5 Indien het een Opdracht betreft welke onder een van de aanbestedingscontracten valt dan prevaleren de afspraken met betrekking tot annulering van de Opdracht die in dat betreffende contract zijn gemaakt.

Artikel 6 – Geheimhouding en verbod tot openbaarmaking

6.1 Livewords en Opdrachtnemer verstaan onder vertrouwelijke informatie alle informatie (de “Vertrouwelijke Informatie”) die door Livewords aan Opdrachtnemer wordt verstrekt die onder de inhoud van de aangenomen tolk- en/of vertaalopdracht valt en alle (technische) knowhow waarvan de Opdrachtnemer kennis heeft gekregen door de opdrachtverstrekking door Livewords in het kader van de Opdracht en/of Opdrachten, en waarvan de Opdrachtnemer niet reeds eerder uit andere hoofde kennis droeg. Opdrachtnemer staat ervoor in dat hijzelf, zijn personeel en (personeel van) door hem ingeschakelde derden, welke derden hij/zij enkel met voorafgaande schriftelijke toestemming van Livewords mag inschakelen, de Vertrouwelijke Informatie geheim zal houden tegenover derden en daaromtrent niets openbaar zal maken, tenzij met voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Livewords.

6.2 Opdrachtnemer is zich ervan bewust dat de Vertrouwelijke Informatie die hij in het kader van de uitvoering van de Opdracht en/of Opdrachten voor, en van, Livewords ontvangt en verwerkt, persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) kunnen bevatten. Opdrachtnemer zal deze gegevens niet voor commerciële doeleinden gebruiken. Opdrachtnemer verplicht zich tot zorgvuldige naleving van de regels uit de AVG en de verplichtingen zoals opgenomen in de geheimhoudingsovereenkomst met bijbehorende sub-verwerkersovereenkomst die hij bij zijn inschrijving bij Livewords heeft ontvangen, dan wel die hem apart is toegezonden.

6.3 Livewords zal alle geregistreerde Vertrouwelijke Informatie en persoonsgegevens van door Opdrachtnemer ingehuurde derden, die eventueel voor en gedurende de opdracht door Opdrachtnemer kenbaar worden gemaakt, vertrouwelijk behandelen en meer in het bijzonder in overeenstemming met de AVG verwerken ten gevolge waarvan de Opdrachtnemer die derde op de hoogte zal brengen van eventueel van hem of haar geregistreerde vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens en de wijze waarop, wanneer en voor welk doeleinde deze gegevens worden verwerkt.

6.4 De in dit artikel genoemde verplichtingen voor Opdrachtnemer blijven ook na het eindigen van een Opdracht en/of Opdrachten van kracht.

Artikel 7 – Auteursrecht / Intellectueel eigendom

7.1 Alles wat door Opdrachtnemer en de door hem/haar in het kader van de Opdracht ingeschakelde werknemers, hulppersonen en/of derden aan Livewords dient te worden geleverd, wordt eigendom van Livewords en/of haar klanten. Opdrachtnemer doet door deze en bij voorbaat afstand van zijn mogelijke rechten van intellectuele eigendom op het werk dat in het kader van de Opdracht door hem geleverd is, dan wel verklaart de Opdrachtnemer om zo nodig op eerste en enige verzoek van Livewords zijn volledige medewerking te verlenen om die rechten op de daartoe bestemde wijze over te dragen aan Livewords of een door Livewords aangewezen partij. Opdrachtnemer doet tevens afstand van zijn (persoonlijkheids)rechten als bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet (1912).

7.2 Bij het vervaardigen van vertalingen kan Opdrachtnemer als hulpmiddel gebruik maken van vertaalgeheugens. Opdrachtnemer garandeert dat bij opslag in en hergebruik uit vertaalgeheugens van delen van de brontekst geen Vertrouwelijke Informatie zal worden gereproduceerd.

7.3 Opdrachtnemer garandeert dat geen rechten van derden zich verzetten tegen beschikbaarstelling van hetgeen in het kader van een Opdracht door Opdrachtnemer als Dienst is verricht of als resultaat is opgeleverd. Opdrachtnemer vrijwaart Livewords tegen elke aanspraak van een derde die gebaseerd is op de bewering dat zodanig beschikbaar stellen inbreuk maakt op enig recht van die derde, zowel in als buiten rechte.

Artikel 8 – Klachten

Opdrachtnemer zal de Opdracht zorgvuldig en als goed en (des)kundig opdrachtnemer uitvoeren. Indien er klachten over de verrichte werkzaamheden van Opdrachtnemer worden gemeld, zal Livewords de standaard klachtenprocedure van Livewords volgen.

Artikel 9 – Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

9.1 Tenzij de Opdrachtnemer (aantoonbaar) geregistreerd is in het Register Beëdigde Tolken en Vertalers (“Rbtv”), dient de Opdrachtnemer te beschikken over een zodanig actuele Verklaring Omtrent het Gedrag (“VOG”) als de afnemers van Livewords dat

vereisen en daarvan tenminste iedere vijf (5) jaar vernieuwd een afschrift aan Livewords ter beschikking te stellen.

9.2 Indien de Opdrachtnemer niet over een actuele VOG als in lid 1 bedoeld kan beschikken, dan dient hij te beschikken over een gelijkwaardig document, niet ouder zijn dan 3 maanden, afgegeven door een daartoe bevoegde gerechtelijke of administratieve autoriteit van een EU lidstaat, dan wel andere staat niet zijnde een EU staat, waar hij residentie houdt. Of het gelijkwaardige document volstaat en als zodanig wordt geaccepteerd is ter beoordeling van Livewords.

9.3 Indien Opdrachtnemer niet over een VOG of een in lid 2 bedoeld gelijkwaardig document beschikt kan hij niet ingezet worden op overheidsopdrachten, tenzij anders door de betreffende overheid aan Livewords is aangegeven.

Artikel 10 – Antivirusprogramma

10.1 Opdrachtnemer zorgt ervoor dat hij passende technische maatregelen voor zijn hardware / werkomgeving neemt, waaronder de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • Gebruik van een computer met een up-to-date besturingssysteem;
  • Gebruik van een recente up-to-date internetbrowser;
  • Automatische updates van het besturingssysteem zijn ingeschakeld en worden toegepast;
  • Een passende firewall en virusscanner zijn aanwezig en ingeschakeld.

10.2 Indien om wat voor reden dan ook mocht blijken dat digitale bestanden die afkomstig zijn van de Opdrachtnemer geïnfecteerd zijn met (computer)virussen, is de Opdrachtnemer aansprakelijk voor alle schade die daaruit voor Livewords voortvloeit, waaronder – maar niet beperkt tot – de volledige directe en indirecte schade zoals de afnemers van Livewords die ten gevolge van die (computer)virussen lijden.

Artikel 11 – Gedragscodes

11.1 Opdrachtnemer verklaart voor aangaan van de Opdracht kennis te hebben genomen van en de Opdracht uit te voeren in overeenstemming met de gedragscode voor tolken en vertalers van Livewords. Deze gedragscode, zoals die door Livewords van tijd tot tijd mag worden gewijzigd, heeft Opdrachtnemer bij zijn inschrijving bij Livewords ontvangen.

11.2 Opdrachtnemer verklaart voor aangaan van de Opdracht kennis te hebben genomen van en de Opdracht uit te voeren in overeenstemming met de gedragscode voor tolken en vertalers van het Bureau Wbtv. Deze gedragscode, zoals die van tijd tot tijd kan worden gewijzigd, is te vinden op https://www.bureauwbtv.nl/.

Artikel 12 – Relatiebeding

12.1 Het is Opdrachtnemer verboden om gedurende een periode van twaalf (12) maanden na het (laatste) moment waarop Diensten door hem aan Livewords zijn geleverd, zonder voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Livewords, direct dan wel indirect overeenkomsten aan te gaan met, opdrachten uit te voeren voor en/of anderszins zakelijke contacten te onderhouden met klanten en/of

relaties van Livewords waarvoor de Diensten (uiteindelijk) zijn verricht en/of die de Opdrachtnemer anderszins in verband met de uitvoering van de Opdracht(en) bekend zijn geworden.

12.2 Onder klanten en/of relaties in de zin van lid 1 worden in ieder geval ook verstaan natuurlijke of rechtspersonen waarmee Livewords gedurende een periode van zes (6) maanden voorafgaande aan het laatste moment waarop Diensten door de Opdrachtnemer aan Livewords zijn geleverd, aantoonbaar zakelijke contacten heeft onderhouden welke tot opdrachten aan Livewords hebben geleid.

12.3 Indien Opdrachtnemer zijn verplichting ingevolge dit artikel niet nakomt, heeft Livewords, een direct en zonder nadere ingebrekestelling opeisbaar recht op een gefixeerde boete van € 10.000,- (zegge: tienduizend euro) per schending, te betalen door Opdrachtnemer. Het verbeuren van deze boete laat alle overige rechten van Livewords jegens de Opdrachtnemer uit hoofde van deze schending, waaronder het verhalen van de volledige door Livewords dientengevolge geleden schade, onverlet.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid en vrijwaring

13.1 De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade die Livewords lijdt als gevolg van een tekortkoming in de nakoming door de Opdrachtnemer van zijn verplichtingen op grond van de Opdracht, niet nakoming van enigerlei verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Inkoopvoorwaarden van Livewords en voor schade door de Opdrachtnemer veroorzaakt aan eigendommen van Livewords. De administratie van Livewords strekt tot volledig bewijs van de schade van Livewords, behoudens tegenbewijs door de Opdrachtnemer.

13.2 Livewords heeft het recht gebreken als gevolg van een tekortkoming van de Opdrachtnemer in de nakoming van zijn verplichtingen op grond van de Opdracht direct en voor rekening en risico van de Opdrachtnemer te (laten) herstellen.

13.3 De Opdrachtnemer vrijwaart Livewords voor:

a) vorderingen van derden tot vergoeding van schade geleden in verband met een tekortkoming van de Opdrachtnemer in de nakoming van zijn verplichtingen op grond van de Opdracht of een onrechtmatige daad van de Opdrachtnemer;

b) boetes en/of strafmaatregelen die worden opgelegd aan Livewords en/of derden in verband met het niet door de Opdrachtnemer naleven van wet- en regelgeving;

c) schade veroorzaakt door de Opdrachtnemer aan eigendommen van derden.

Artikel 14 – Verzekering

14.1 De Opdrachtnemer is verplicht een verzekering met een minimale dekking van EUR 25.000,– per gebeurtenis ter dekking van zijn/haar beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid af te sluiten, tenzij anders door Livewords aangegeven.

14.2 Opdrachtnemer zal op eerste verzoek van Livewords aan Livewords een kopie van de polis en/of een bewijs dat de verschuldigde premie is betaald verstrekken.

14.3 Indien een polis niet is afgesloten en/of het bewijs van betaling van de premie van een of meer van de hiervoor bedoelde verzekeringen niet is verstrekt, heeft de Opdrachtgever het recht deze verzekering(en) op kosten van de Opdrachtnemer af te sluiten.

Artikel 15 – Data en privacy

15.1 Voor zover niet anders schriftelijk is overeengekomen met de Opdrachtnemer mag Livewords, zonder verdere restricties, alle informatie die Livewords verkrijgt van Opdrachtnemer in verband met de uitvoering van de Opdracht(en) en/of Dienst(en), verwerken.

15.2 Voor zover Livewords en Opdrachtnemer in verband met de uitvoering van de Opdracht(en) en/of Dienst(en) persoonsgegevens met elkaar delen zullen zij redelijkerwijs voldoen aan de vereisten die voortvloeien uit de toepasselijke privacywetgeving.

15.3 Opdrachtnemer zal Livewords op ieder verzoek schriftelijk en zonder vertraging informeren over de wijze waarop Opdrachtnemer voldoet aan de toepasselijke privacywetgeving.

15.4 Opdrachtnemer zal de technische en organisatorische voorzieningen treffen ter bescherming van persoonsgegevens die de Opdrachtnemer ontvangt van Livewords zoals opgenomen in de artikel 6.2 genoemde sub-verwerkersovereenkomst.

15.5 Opdrachtnemer garandeert dat alle data die zij ter beschikking stelt aan Livewords op een rechtmatige wijze is verkregen, op een rechtmatige wijze ter beschikking is gesteld aan Livewords en dat de data geen inbreuk oplevert met enige rechten van derden. Opdrachtnemer vrijwaart en houdt Livewords gevrijwaard tegen alle claims of acties van publieke autoriteiten en/of individuen tegen de Livewords voortkomende uit enige inbreuk door Opdrachtnemer en/of diens dataverwerker van enige rechten van derden of verplichtingen die voortvloeien uit toepasselijke privacywetgeving.

15.6 Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat de aan Livewords beschikbaar gestelde persoonsgegevens up-to-date zal blijven in het kader van uitvoering van de Opdracht(en) en/of Dienst(en) en overeenkomstig toepasselijke privacywetgeving.

15.7 Bij de verwerking van persoonsgegevens zal Opdrachtnemer slechts handelen op instructie van Livewords en ten behoeve van de doelstellingen toegestaan door Livewords.

15.8 Opdrachtnemer dient Livewords onmiddellijk, en in elk geval binnen vierentwintig (24) uur, op de hoogte te brengen indien zij:

a) een verzoek om informatie ontvangt, of een dagvaarding of een verzoek tot inspectie of audit van een bevoegde overheidsinstantie met betrekking tot de verwerking, behalve voor zover het Opdrachtnemer anderszins wettelijk verboden is om die informatie openbaar te maken;

b) voornemens is om persoonsgegevens aan een bevoegde overheidsinstantie openbaar te maken; of

c) ontdekt of redelijkerwijs vermoedt dat een datalek als bedoeld in de AVG heeft plaatsgevonden.

15.9 Opdrachtnemer dient Livewords onmiddellijk te informeren over eventuele klachten, verzoeken of informatieverzoeken afkomstig van individuen, waaronder begrepen verzoeken om persoonsgegevens te corrigeren, te verwijderen of te blokkeren. Opdrachtnemer leeft de verplichtingen uit de in artikel 6.2 genoemde sub- verwerkersovereenkomst na en zal in verband met zulke verzoeken niet rechtstreeks aan de individuen antwoorden.

Artikel 16 – Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

16.1 Op deze Algemene Inkoopvoorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

16.2 De Rechtbank te Amsterdam is in eerste aanleg bij uitsluiting bevoegd om van geschillen tussen Partijen kennis te nemen, tenzij dwingende competentieregels daaraan in de weg staan.

Artikel 17 – Overige bepalingen

17.1 Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 33238825. Indien deze Algemene Inkoopvoorwaarden tevens in een andere taal dan het Nederlands zijn gesteld, dan prevaleert altijd de Nederlandse tekst.

17.2 Een exemplaar van deze Algemene Inkoopvoorwaarden zal te allen tijde op eerste verzoek kosteloos aan de verzoeker worden toegezonden.

17.3 Indien enige bepaling van deze Algemene Inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze Algemene Inkoopvoorwaarden van kracht blijven.

17.4 Deze Algemene Inkoopvoorwaarden, zijn van toepassing met ingang van 1 januari 2019. Deze versie vervangt alle eerdere versies.